ميثاق عمل الفريق - Team Charter

ما هي هذه الأداة؟
الفريق هو واحد من المكونات الرئيسية لأي مؤسسة. تخيل أشخاص يعملون في فريق واحد في اتجاهات مختلفة و لكل منهم توقعات مختلفة، سيصبح هذا لافريق غير قادر على العمل في انسجام أو نحو أهداف واضحة. وقد تؤدي إلى فوضى داخل الفريق. ميثاق الفريق هو بمثابة خارطة طريق لكيفية عمل الفريق معاً، مع تمكين الأفراد على العمل نحو تحقيق رؤية مشتركة.
تعد هذه الأداة وثيقة مكتوبة من 1-3 صفحات، وتتضمن الوثيقة  أهداف الفريق والأدوار والمسؤوليات والموارد والسلطات وطرق التواصل.

متى وفيم تستخدم هذه الأداة؟
ويستخدم ميثاق فريق العمل في بداية تشكيل أي فريق لوضع الأمور في نصابها من البداية. تستخدم عندما نريد تحديد أهداف واضحة وتوقعات ملموسة للفريق الخاص بك. الأداة لازمة لرسم الخطوط العامة لتوجيه الفريق. العودة إليها و مراجعتها كل فترة يمكن أن يساعدك وفريقك في تجنب الكثير من الخلافات التي قد تحدث داخل الفريق بسبب عدم وضوح الأدوار أو الأهداف.

كيف تستخدم هذه الأداة؟
يمكن عمله بواسطة مديري الفرق ثم تعرض على الفريق أو يتم عملها بواسطة الفريق بأكمله معاً. حمل ورقة العمل من هنا واتبع الخطوات أدناه للخروج بميثاق فريق العمل الخاص بك.

الخطوة الأولى: حدد الغرض من تكوين هذا الفريق
الغرض من تكوين الفريق يمثل مقدمة للميثاق بأكمله. وهوعبارة عن 2-3 جمل تصف بإيجاز لماذا تم تشكيل هذا الفريق من البداية وما هي المهمة التي يحاول تحقيقها.
على سبيل المثال: "هذا الفريق قد شكل لإكمال مهمة بحوث السوق كوظيفة من وظائف إدارة التسويق. هدفه العام هو التنبؤ باحتياجات السوق وتوضيح متطلبات العملاء." الأسئلة التالية يمكن أن تساعدك على تحديد الغرض من تكوين الفريق الخاص بك: لماذا تم التعاقد مع هؤلاء الأفراد؟ما هي أهمية هذا الفريق؟ ما هي النتائج المتوقعة أو التسليمات المطلوبة؟

الخطوة الثانية: ضع أهداف الفريق
الآن، فكر في الأهداف التي يجب تحقيقها لكي تكتمل هذه المهمة. تأكد من كتابة عدد من الأهداف الواضحة- يمكنك استخدام طريقة سمارت SMART - لتصبح قادراً على تقييم وقياس التقدم في نتائج فريقك. أحد أهداف فريق خدمة العملاء على سبيل المثال هو: زيادة رضاء العملاء بنسبة 30٪ خلال الأشهر التسعة المقبلة.

الخطوة الثالثة: حدد الأدوار والمسؤوليات
انظر إلى الغرض من تكوين الفريق والأهداف الخاصة بك وحدد ما هي الأدوار المطلوبة والمسؤوليات التي تليها. بعد ذلك يمكنك تعيين كل عضو في الفريق لدور معين. أثناء كتابة الأدوار المطلوبة، حاول الإجابة عن الأسئلة التالية: من سيكون مسؤولاً عما؟ ما هي النتائج الرئيسية المتوقعة لكل عضو؟ من هو قائد الفريق؟ وما هي الوظائف الشاغرة؟

الخطوة الرابعة: اكتب قائمة بالموارد المتاحة
يتضمن هذا الجزء الموارد المتاحة للفريق لتحقيق مهمته وأهدافه. وتشمل الموارد الداعمة: الميزانية، والتدريب، والوقت، والمعدات، ويمكن أن تشمل أيضاً الأشخاص الذين ليسوا أعضاء في الفريق ولكن يمكن أن يكونوا إضافة إلى الفريق (مثلاً: المدربين). على سبيل المثال يمكن أن تكون موارد الفريق ميزانية سفر 1000 دولار، أو توافر بعض برامج الكمبيوتر.

الخطوة الخامسة: اكتب توجيهات العمليات
مبادئ العمليات سوف تشرح كيف سيعمل الفريق على الأنشطة اليومية. يمكن أن تكتب في جمل موجزة أو تقسيمها إلى أقسام. تتضمن العمليات:خطوات عملية صنع القرار وعملية حل الصراع والتواصل الداخلي ونظام الاجتماعات. فعلى سبيل المثال توضح التوجيهات بأن الفريق لديه اجتماع أسبوعي للموظفين يوم الأحد الساعة 09:00 ص و لا يجب تخطي مرتين غياب اجتماعات كل ثلاثة أشهر لتفادي العقاب.

نصائح لاستخدام هذه الأداة
بعد إكمال ميثاق فريق العمل، ينبغي أن يتفق كل عضو في الفريق على كافة أقسام الميثاق. حاول مراجعته والعودة إليه كل فترة والتأكد من أن فريقك يسير في المسارالصحيح لتحقيق مهمة الفريق. يمكن أيضاً محاولة إضافة المزيد من المكونات حول المواضيع التي تزال تثير الصراعات داخل الفريق.

مثال:
هنا نموذج لميثاق فريق العمل لفريق المبيعات لشركة XYZ.

• الغرض من تكوين الفريق: الغرض من الفريق تحديد آفاق لفرص بيع المنتج وكسب عملاء جدد لبيع منتجات الشركة.
   
• الأهداف:
  1. زيادة مبيعات الشركة بنسبة 15٪ قبل نهاية السنة.
  2. جذب 50 عميل جديد بنهاية ديسمبر.
   
• الأدوار و المسئوليات: سوف يشمل فريق المبيعات الأدوار التالية لتعزيز فعالية فريق:
  1. قائد فريق المسؤول عن التنسيق بين الإدارة والفريق
  2. كبير مندوبي المبيعات المسؤول عن حضور اجتماعات العملاء وعرض منتج الشركة.
  3. مندوب المبيعات المسؤول عن تجميع المقترحات والتواصل مع العملاء من خلال المكالمات الهاتفية.
   
• الموارد المتاحة: تعتبرالموارد المتاحة هي تدريب شهري مع مدير المبيعات، وغرف للاجتماعات، و خط للهواتف النقالة مدفوع شهرياً وأجهزة كمبيوتر محمولة لكل عضو في الفريق.
   
• العمليات:
  1. الاجتماعات: اجتماع الفريق المقررعقده يوم الثلاثاء في المكتب، وينبغي إرسال جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع اليوم.
  2. نظام التقارير: يجب إرسال تقرير أسبوعي لقائد الفريق في نهاية كل أسبوع مع المهام التي تم إنجازها ومهام في الأسبوع المقبل.

إيجابيات وسلبيات هذه الأداة:
هذه الأداة سوف تساعد في خلق بيئة عمل منظمة وتجنب الصراعات بين أعضاء الفريق. من ناحية أخرى، عملية إعدادها قد  تستهلك وقت طويل، ويمكن أن تتطلب أكثر من اجتماع واحد.