أسانا - Asana

ما هي هذه الأداة؟
اسأنا هو موقع لإدارة المهام والمشاريع. هذه الأداة تم إنشاؤها بواسطة دستين موسكوفيتش (مؤسس فيس بوك) وجوستين روزنشتاين. هي أداة لمساعدة فرق العمل على التخطيط ، والتنظيم وإدارة مهامها التنفيذية للمشاريع أو الأعمال التجارية. بنيت اسأنا في الأساس لمساعدة في تنسيق بين أفراد الفيس بوك. ثم أدرك مؤسسوها أن هذه الأداة يمكن أن تساعد كل فريق أومؤسسة من أجل تحقيق أهدافها.

متى وفيم تستخدم هذه الأداة؟
إذا لم يكن لديك مكان للعمل أو تعمل مع بعض أعضاء فريقك عن بعد، تم تصميم هذه الأداة لك. فإنها صممت لمساعدة قادة الفريق على متابعة التقدم المحرز في العمل ومساعدة الفريق على التعاون الفعال. اسأنا يسمح لك بتقسيم المشروع إلى مهام وتعيينها لأعضاء الفريق الخاص بك وتتبع مدى التقدم و المهام المنجزة . فهو يساعد أعضاء الفريق على تقليل الاجتماعات وتجنب رسائل البريد الإلكتروني ذهاباً وإياباً بلا فائدة واضحة.

كيف تستخدم هذه الأداة؟
اذهب إلى موقع أسانا و ادخل بريدك الإلكتروني ستصلك رسالة تأكيد افتحها و اتبع الخطوات التالية.

الخطوة الأولى: عمل حساب على أسانا
قم بعمل حساب على اسأنا مجاناً عن طريق إدخال عنوان البريد الإلكتروني، واسم المستخدم وكلمة المرور.

الخطوة الثانية: ضع أهداف الفريق
الآن اختر اسم للمشروع الذي تعمل عليه، وعلى سبيل المثال: الحصول على تمويل لبدء شركة XYZ. بعد ذلك، أضف أعضاء الفريق الخاص بك عن طريق البريد الإلكتروني، تأكد من إدخال عناوين البريد الإلكتروني، التي يستخدمونها بشكل منتظم.

الخطوة الثالثة: حدد الأدوار والمسؤوليات
انقرعلى Add Task لإدخال مهمة جديدة. اكتب اسم المهمة، ثم في منطقة الوصف Description يمكنك كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs لهذه المهمة، وما هي النتائج المتوقعة، ثم قم بتعيين المهمة إلى أحد أعضاء الفريق مع الموعد المحدد لإنجازها.

الخطوة الرابعة: اكتب قائمة بالموارد المتاحة
يمكنك الآن متابعة تقدم فريقك، وترك تعليقات وإرسال رسائل تذكير لكافة أعضاء الفريق.

نصائح لاستخدام هذه الأداة
يمكنك استخدام اسأنا مجاناً إذا كان فريقك أقل من أوقد يصل إلى 15 عضواً.أما إذا كان فريقم أكثر من 15 شخص، سيكون عليك دفع 10 دولار لكل عضو شهرياً. أسانا له أيضاً تطبيق للهواتف الجوالة.

مثال:

يعمل مروان مع فريق التمويل لمشروع تنموي و يريد تنظيم المهام.
1. قام بإنشاء حساب على موقع أسانا

 قام بإضافة أعضاء فريقه

الآن عليه إعطاء اسم لفريقه، مروان اسماه فريق ال

و اختيار اسم المشروع، اسماه "التمويل الربع سنوي" 

 قام مروان بالنقر على "Add Task" لإضافة مهام الفريق 

ثم النقر على الدائرة بجوار كل مهمة لتعيين المهمة لأحد أعضاء الفريق 

لتحديد موعد تسليم كل مهمة "Due Date"  و نقر على 

 على الجانب الأيمن من الشاشة يستطيع مروان كتابة تعليقات لفريقه، أو شرح تفصيلي لكل مهمة

إيجابيات وسلبيات هذه الأداة:
اسأنا هي أداة فعالة تساعد الفريق على العمل عن بعد مع وضع جدول زمني واضح ومنظم. من ناحية أخرى لا توفر خدمة العمل دون الاتصال بالإنترنت أي إنه حتى تتابع مهام المشروع الخاص بك يجب أن تكون متصل بالإنترنت.